Excel表格流行必学秘技35招在线学(8)

　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能

　　建了一个分类下拉列表填充项。

　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别

　　输入不同列中，建立一个企业名称数据库。

　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回

　　车”键进行确认。

　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……

　　3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效性”命令，

　　打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”

　　选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”……序列(各

　　元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。

　　再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后

　　，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

　　4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。

　　然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选

　　择需要的企业名称填入该单元格中。

　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选

　　“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

　　三、建立“常用文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签

　　中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

　　2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接

　　”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建

　　立第一个工作簿文档列表名称。

　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中

　　，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉

　　按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。

　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

　　4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单

　　击其中的相应选项即可。